Task Management

Ho letto i libri di David Allen su "Gettings Things Done". Penso che ci siano dei buoni principi dietro, e in effetti seguire alcuni di essi (anche al di fuori del metodo) mi ha aiutato non poco. Tuttavia non è stato banale per me apprenderli e tutt'ora faccio fatica ad applicarli. Oltre a questo, i compiti sono qualcosa che dovrebbe seguirti ovunque, in modo che tu possa più facilmente modificarli, adattarli e aggiornarli. Personalmente sono abbastanza categorico nel rifiutarmi di utilizzare applicazioni proprietarie quando queste devono contenere dati così sensibili. Tra le applicazioni FOSS poche rispettano i miei requisiti. La migliore che ho trovato su android al momento è Tasks, fornita sotto GPLv3.

Tasks è un ottimo strumento, ma...🔗

...che io sappia non supporta l'esportazione della configurazione, il che vuol dire che cambiando dispositivo ci si ritrova a dover ripartire da zero e configurarla a mano di volta in volta. Assegnare un'icona e un colore diversi per ogni lista, ricreare le liste intelligenti, rimuovere campi inutilizzati dalla schermata di modifica, etc.

Col tempo, mi sono stancato di ri-fare questa configurazione ogni volta, e l'ultima di queste volte (un paio di mesi fa) sono riuscito a raggiungere una configurazione piuttosto minimale che mi consente di dover maneggiare pochi elementi ogni volta.

Inizialmente, in modo piuttosto ingenuo, ho creato una nuova lista per ogni categoria:

• Una lista per l'inbox
• Una lista per i compiti semplici
• Una lista per i "progetti"
• Una lista di archiviazione
• Una lista per gli elementi in attesa di input esterni
• etc.

Così facendo mi sono reso conto che mi era più difficile trovare i task che mi servivano nella lista in cui mi aspettavo che fossero, più difficile organizzare materialmente i compiti (convertirli in progetti, posporli, spostarli in altre liste), in generale sentivo come se l'intero processo avesse molta frizione.

Nuova Gestione🔗

Attualmente organizzo tutto utilizzando una sola lista "fisica": L'inbox. I libri sottolineano l'importanza di avere sempre un inbox pulito. Però nei circa quattro anni in cui ho tentato di applicare quanto ho letto, per molti versi quello che chiamano "inbox zero" è stato irraggiungibile nel peggiore dei casi e temporaneo nel migliore. Dunque perché tenermi stretta questa idea? Ho lasciato tutto nell'inbox e sono passato da un'organizzazione centrata sulle liste ad un'organizzazione centrata sulle etichette. Ogni volta che trovo un nuovo compito annoto questo compito con una serie di etichette, aggiungendo meta-dati come il tempo che penso ci voglia a completarlo, la priorità rispetto agli altri compiti, l'area a cui afferisce questo compito, le persone coinvolte, etc.

Questo non per lasciar perdere le liste, bensì per potenziarle: Tasks permette di creare delle liste "intelligenti" basate sui meta-dati dei compiti stessi. Dunque mi basta selezionare i vincoli da inserire in ogni lista intelligente, e quest'ultima avrà sempre tutti i compiti che rispettano tutti i vincoli che ho proposto: in pratica si organizza (quasi) da sé.

Inoltre quest'organizzazione semplifica notevolmente la gestione dei compiti (anche facendo leva su alcuni assunti). Ad esempio, normalmente non so se un certo compito è un compito "semplice" (un'azione richiesta per il completamento) o un progetto (una serie di azioni richieste per il completamento). In generale tutto è un compito semplice "fino a prova contraria": scopro che è un progetto solo dopo un po' che ci ho a che fare (quando mi rendo conto che una sola azione non basta).

Però, seguendo la definizione: se tutti i progetti consistono di più azioni, qualunque compito che preveda sotto-compiti (supportati da tasks) è un progetto. Dunque fare una lista apposta per contenerli non ha senso. Al momento l'assunto è che tutto quello che sta nel (mio) inbox, è un progetto oppure un compito semplice di cui non ho ancora deciso cosa fare. Invece, tutti i compiti semplici (afferenti ad un progetto o meno) i cui dettagli sono già chiari e delineati, hanno un'etichetta specifica: "meta: next" nel mio caso. Ora, creare una lista intelligente con poche condizioni, come:

partendo da inbox, prendi tutte le attività con etichetta 'meta: next' oppure tutte le attività che scadono la settimana prossima

mi permette di avere una lista di tutte le prossime azioni da intraprendere per completare i miei compiti, senza dovermi mettere a spostare manualmente gli elementi tra le liste quando sono pronti per essere presi in carico oppure quando cambiano di stato. Ho deciso di interpretare l'immissione della data di scadenza come un "meta: next" implicito.

La gestione a etichette semplifica anche alcune carenze dell'applicazione stessa. Tasks, benché fornisca una buona personalizzazione della cadenza dei compiti ricorrenti, mi è sembrata piuttosto insufficiente quando la cadenza non è esattamente regolare (ad esempio: compiti che si ripetono ogni fine settimana). Questa evenienza, in modo simile a quanto sopra, è diventata piuttosto semplice da gestire con un'etichetta "time: weekend".

Riguardo all'archiviazione: L'unico modo in cui un compito può uscire dall'applicazione è se viene completato oppure eliminato (magari perché ho deciso che non importa in realtà) l'archiviazione quindi non è più una responsabilità del gestore dei compiti, ma di un'altro strumento (gestore di note, base di conoscenza, etc.).

Basandovi sulle etichette potete anche catturare in una lista intelligente tutti gli elementi che stanno aspettando che voi decidiate cosa farci (tipicamente sono tutti quelli senza "meta: next" e senza sotto-compiti).

Nella mia esperienza questa gestione è molto più flessibile di una basata sulle liste, magari sarà utile anche a voi.. fatemelo sapere, in caso.